Zoals in de laatste ALV bekend gemaakt is zijn we met spoed op zoek naar nieuwe bestuursleden! Greetje Heis en Fred Moll, respectievelijk secretaris en voorzitter, treden met ingang van 1 januari 2021 terug uit het bestuur.
Jahn II kent een bestuur van vijf personen en dus zoeken wij twee nieuwe bestuursleden. Dit is ook nodig om goed de taken te kunnen verdelen, zodat het bestuurswerk niet al te belastend wordt.
Inmiddels is er slechts één aanmelding binnengekomen. Dit is veel te weinig om ook eind december in een ALV iets te kunnen kiezen.
Mogelijk twijfel je of heb je vragen over wat nu zo’n bestuursfunctie betekent. Hoeveel tijd ben je daarvoor kwijt? Wat wordt er van je verwacht? We hebben hieronder alvast een aantal mogelijke vragen op een rijtje gezet. Maar vraag het gerust ook persoonlijk en neem contact op met een van de bestuursleden. Het wordt kort dag want het is al weer bijna eind 2020.
Je kunt jezelf te allen tijde aanmelden als kandidaat-bestuurslid. Het zou fantastisch zijn als we geschikte kandidaten voor de opengevallen functies mogen begroeten. De exacte functies en taken worden echter door het bestuur in de nieuwe samenstelling onderling verdeeld, dus ook als algemeen bestuurslid ben je welkom!
En bovendien, het is ook nog eens beregezellig en leuk!
Ben of ken je iemand die het leuk lijkt zich actief in te zetten voor onze club, laat het weten!
Kortom: Ouders/leden, meld je aan en zet je in voor onze club!!!
FAQ – veelgestelde vragen
Misschien is het goed om alvast wat vragen die we vaak krijgen hier op te sommen. Die meest gestelde vragen proberen we hieronder alvast te beantwoorden. Uiteraard kun je altijd contact met het bestuur opnemen voor meer informatie!
Gemiddeld besteden bestuursleden zo’n twee tot drie uur per week aan hun bestuurstaken. Dit kan per periode wel variëren: soms is het even erg druk, bijvoorbeeld rondom evenementen, wanneer er meer overleg en activiteit nodig is. Daarnaast zijn er ook rustiger perioden, waarin je zelfs veel minder tijd kwijt bent aan je bestuurstaken.
Nee. Als bestuur zijn we faciliterend. Wij zorgen ervoor dat bepaalde activiteiten en evenementen op een goede wijze georganiseerd kunnen worden. De daadwerkelijke organisatie gebeurt door leden, trainers, assistenten en vrijwilligers, eventueel vanuit commissies. Maar natuurlijk is het erg fijn als ook bestuursleden mee willen helpen bij het daadwerkelijk organiseren van diverse activiteiten.
Een kleine uitzondering wordt op dit moment gemaakt wegens de huidige corona-maatregelen: we verwachten wel dat je meedraait in het toezicht bij de trainingen en andere verenigingsactiviteiten. De corona-regelgeving schrijft voor dat bij dergelijke activiteiten altijd bestuursleden aanwezig zijn om toe te zien op de naleving van de geldende maatregelen. In onderling overleg stemmen we af welke bestuursleden wanneer daarbij aanwezig zijn.
Dat varieert. Meestal proberen we maandelijks een bestuursvergadering te beleggen. Over het algemeen doen we dat tijdens een trainingsavond in onderlinge afstemming. In drukke perioden kunnen we extra vergaderingen beleggen en in rustiger tijden zullen we juist iets minder vergaderen.
In de huidige periode van het corona-virus vergaderen we veel minder op locatie, maar hebben we wel veel kort overleg via de digitale hulpmiddelen als onze Whatsapp-groep en e-mail.
Nee. Het bestuurswerk doe je omdat je de club een warm hart toedraagt en je je daarvoor wilt inzetten. Er is natuurlijk wel een regeling voor het vergoeden van noodzakelijke kosten die je voor de club hebt moeten maken.
Nee, dat is niet strikt noodzakelijk. Volgens de statuten kunnen alleen leden zich verkiesbaar stellen. Ouders/verzorgers van minderjarige leden kunnen zich uiteraard aanmelden, maar ook niet-leden die de club een warm hart toedragen zijn welkom als kandidaat-bestuurslid; deze laatste categorie kan door het bestuur worden voorgedragen. Word je door de ALV verkozen tot bestuurslid en ben je nog geen lid, dan word je wel ingeschreven als lid van de vereniging, omdat dit ook een eis van de sportbonden is.. De kosten van het lidmaatschap worden in dat geval door de vereniging vergoed.
Nee, dat is niet nodig. In principe word je door de Algemene Ledenvergadering gekozen als bestuurslid. Het nieuwe bestuur bepaalt daarna in onderling overleg wie welke functie en taken op zich gaat nemen.
Natuurlijk vinden we het fijn als zich op dit moment mensen melden die aangeven de opengevallen plaatsen te willen innemen en die hiervoor ook de benodigde vaardigheden en eigenschappen bezitten, omdat we daaraan op dit moment behoefte hebben. Het kan echter zijn dat we in onderling overleg erop uitkomen dat taken anders belegd worden. Het bestuur verdeelt immers onderling de functies en taken.
Als je toetreedt tot het bestuur, dan neem je daarin plaats voor een periode van drie jaar. Na drie jaar ben je verplicht af te treden. Je kunt je dan natuurlijk herkiesbaar stellen als bestuurslid.
In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat je persoonlijke omstandigheden je ertoe dwingen je bestuursfunctie neer te leggen. Dat is bijvoorbeeld op dit moment het geval voor zowel onze voorzitter en secretaris. In dat geval zullen we proberen zo snel mogelijk vervangende bestuursleden te werven en middels een bestuursverkiezing door de ALV als nieuwe bestuursleden te laten toetreden. Graag zien we natuurlijk in dergelijke uitzonderlijke gevallen wel dat je – voorzover mogelijk – dit ruim op tijd aangeeft, zodat we gepaste acties kunnen ondernemen.
Kandidaten kunnen zich – liefst per e-mail – melden bij het bestuur (info@avjahn2.nl). Kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor een informatief gesprek met het bestuur; dit is geen sollicitatiegesprek, maar slechts een kennismaking om nu alvast ons te kunnen voorbereiden op de toekomstige ontwikkelingen. Het bestuur kan besluiten kandidaten al dan niet aan te bevelen dan wel voor te dragen aan de Algemene Ledenvergadering voor toetreding tot het bestuur.
Het staat echter alle leden vrij zich ook zonder deze voordracht als kandidaat op te geven. Uiteindelijk wordt door stemming van de aanwezige leden tijdens de Algemene Ledenvergadering de samenstelling van het nieuwe bestuur bepaald. Het huidige bestuur heeft hier geen zeggenschap over.
Natuurlijk zien we je aanmelding het liefst zo snel mogelijk. Indien mogelijk willen we dan nog voor 1 januari 2021 een Algemene Ledenvergadering beleggen om tot een nieuwe samenstelling van het bestuur te komen, zodat de club vanaf 1 januari meteen weer een voltallig bestuur kent.
Je kunt je te allen tijde aanmelden. Het liefst natuurlijk voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering, zodat we de bestuursverkiezing goed kunnen voorbereiden. Maar in theorie is het zelfs nog mogelijk om je tijdens de ALV te kandideren.
Nee. Het staat alle leden (of ouders/verzorgers van minderjarige leden) vrij zich te kandideren. Het huidige bestuur heeft niets te zeggen over je aanmelding als kandidaat-bestuurslid. Zij is verplicht om jouw kandidaatstelling in stemming te brengen tijdens de Algemene Ledenvergadering.
Niet-leden, behalve ouders van minderjarige leden, hebben geen toegang tot de ALV. Zij kunnen uitsluitend verkozen worden op voordracht van het bestuur. Zodra zij door de ALV verkozen worden, worden zij alsnog ingeschreven als lid.
Het bestuur kan tijdens deze vergadering jou aanbevelen of voordragen aan de ALV. In voorkomende gevallen kan het bestuur je ook uitnodigen voor een gesprek om te bepalen of zij wil overgaan tot een aanbeveling of voordracht. De leden die bij de Algemene Ledenvergadering aanwezig zijn bepalen echter welke kandidaten al dan niet toetreden tot het bestuur.
Om je een overzicht te geven, hebben we hieronder de verschillende functies op een rijtje gezet met daarbij de beschrijving van je taken en bevoegdheden.
Bestuur
Het bestuur is het beleidsbepalend orgaan van de vereniging en draagt zorg voor het welzijn en de continuïteit van de vereniging. Het bestuur bestaat uit vijf bestuursleden: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee algemene leden. De bestuursleden verdelen deze functies en taken in onderling overleg. Bestuursleden kennen een zittingsperiode van drie jaar en worden gekozen door de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur faciliteert de activiteiten van de vereniging; zij schept de juiste voorwaarden waardoor leden, trainers, assistenten en vrijwilligers activiteiten kunnen organiseren. Voor het organiseren van activiteiten kan het bestuur, indien gewenst, commissies benoemen, bestaande uit leden, trainers, assistenten, ouders/verzorgers en/of andere vrijwilligers.
Bij bestuursverkiezingen kan het bestuur nieuwe bestuursleden voordragen voor benoeming door de Algemene Ledenvergadering. Leden )of ouders/verzorgers van minderjarige leden) kunnen ook zichzelf kandideren als bestuurslid. De Algemene Ledenvergadering kiest vervolgens de bestuursleden.
Voorzitter
De voorzitter is belast met het voorzitten van de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering. De voorzitter motiveert en activeert. Bij het nemen van besluiten door het bestuur, heeft de voorzitter bij het staken der stemmen, de doorslaggevende stem. De voorzitter houdt het overzicht over de uitvoering van alle bestuurstaken, signaleert knelpunten op dit gebied en maakt deze bespreekbaar binnen het bestuur. Daarbij heeft de voorzitter met name een coördinerende en een verbindende rol.
Tevens is de voorzitter het eerste aanspreekpunt voor externe contacten en vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe.
Secretaris
De secretaris draagt zorg voor de correspondentie van de vereniging. Daarnaast legt deze verslagen vast van bestuurs- en overige vergaderingen. Ook het voorbereiden van ALV en bestuursvergaderingen behoort tot het takenpakket. De secretaris is verantwoordelijk voor de interne schriftelijke communicatie van het bestuur en de vereniging. In voorkomende gevallen kan de secretaris de voorzitter vervangen.
Bovendien is binnen het huidige bestuur ook de ledenadministratie (behalve de inning van contributie) en de contacten daarover met de Atletiekunie belegd bij de secretaris.
Penningmeester
De penningmeester beheert de financiële middelen van de vereniging. Hoofdtaken van de penningmeester bestaan uit het innen van contributiegelden en het tijdig afwikkelen van de financiële activiteiten van de vereniging. De penningmeester stelt de financiële jaarverslagen op en wordt daarop jaarlijks gecontroleerd door een kascommissie die door de Algemene Ledenvergadering wordt ingesteld. De penningmeester adviseert het bestuur omtrent financiële gevolgen van besluiten en signaleert ontwikkelingen op het financiële vlak. Kan in sommige gevallen optreden als vervanger van de voorzitter.
Algemeen lid
Algemene leden nemen bestuurstaken op zich in overleg binnen het bestuur. Hierbij valt te denken aan zaken als bijvoorbeeld contacten met commissies, trainers en leden, promotionele activiteiten, ondersteunen bij de uitvoering of organisatie van evenementen, beheer van de website en sociale media, in- en externe communicatie, contacten met andere organisaties en allerlei andere voorkomende bestuurswerkzaamheden.
De exacte verdeling van taken en functies vindt altijd plaats in overleg door het bestuur, binnen de kaders van de wet en de statuten van de vereniging.
- Fred Moll, voorzitter (aftredend per 1 januari 2021) – voorzitter@avjahn2.nl
- Greetje Heis, secretaris (aftredend per 1 januari 2021) – secretaris@avjahn2.nl
- René Hulshof, penningmeester – penningmeester@avjahn2.nl
- Lesley Eind, algemeen lid, trainerscoördinator – trainingszaken@avjahn2.nl
- Tim Potse, algemeen lid, aandachtsgebied media – webmaster@avjahn2.nl
